خبر صبح/ گروه اقتصاد: این روزها که دیگر خطر نابودی جنگل‌ها و درختان کاملا حس می‌شود، هر شخص یا صنعتی که خود را مسئول حفظ این میراث برای خود و آیندگان می‌داند، به شیوه‌های مختلف سعی در حفظ درختان دارد. از دریافت‌نکردن پرینت کاغذی اعلام موجودی حساب بانکی تا کاشت چندین هزار اصله درخت. یکی از فواید مهم تکنولوژی نیز حذف کاغذ در خیلی از فرآیندهاست، در واقع استفاده نکردن از کاغذ در امور روزانه یا کارهای اداری، آن هم در ایران که همه عاشق کاغذبازی در امور خود هستند، کار سختی نیست اگر با ابزار لازم برای انجام این کار آشنایی داشته باشید. اگر شما برای اولین‌بار تصمیم گرفته‌اید که استفاده از کاغذ را کنار بگذارید، یا اینکه قبلا سعی کرده‌اید تا با نسخه‌ چاپی مدارک خداحافظی کنید اما موفق نشدید، باید پنج ابزار لازم برای واردشدن به دنیای دیجیتال و موفقیت در آن را بشناسید.

 

خدمات همگام‌سازی فایل
سرویس همگام‌سازی فایل شما را قادر می‌کند تا صرف‌ نظر از دستگاهی که استفاده می‌کنید، به تمام فایل‌های خود دسترسی داشته باشید. کافیست یک فایل را در سرویس مدنظر خود در بستر اینترنت قرار بدهید. اما چگونه این سرویس می‌تواند به شما در حذف استفاده از کاغذ کمک کند؟ فرض کنید که در مدرسه‌ای هستید و برای ثبت‌نام فرزندتان نیاز است که اثبات کنید منزل شما در محدوده مدرسه قرار دارد. مصاحبه‌کننده از شما می‌خواهد تا به عنوان مدرک، آدرس پستی خود را به او نشان دهید. آدرس پستی روی گواهی‌نامه رانندگی درج نشده و اگر هیچ سندی که نشان‌دهنده‌ آدرس پستی شما باشد را به همراه نداشته باشید، در این‌صورت چه کار خواهید کرد؟ شما مثلا به یاد می‌آورید که سند مالیات ملک خود را اسکن و ذخیره کرده‌اید. با نشان دادن این مدرک به کارشناس ثبت‌نام، می‌توانید او را قانع کنید.
چیزی که درمورد برنامه‌های همگام‌سازی فایل‌ها بسیار سودمند است، امکان ذخیره‌کردن کپی مدارک در دستگاه خود بدون اتصال به اینترنت است. اگر شما قبل از مراجعه به ادارات می‌دانستید که چه مدارکی باید به همراه داشته باشید، می‌توانستید یک کپی از مدارک خود به صورت آفلاین ذخیره کنید تا بعد بتوانید حتی بدون اتصال به اینترنت، از آن‌ها استفاده کنید. بعضی برنامه‌های شناخته‌شده در این زمینه عبارتند از دراپ‌باکس (Dropbox)، گوگل درایو (Google Drive) و آی درایو (IDrive).

برنامه‌های امضای الکترونیکی
وقتی شما نسخه‌ دیجیتالی از یک مدرک دارید، مانند پی‌دی‌اف یا ایمیلی که فرستاده‌اید یا دانلود کرده‌اید، مجبور نیستید که از آن فایل پرینت بگیرید و آن را با خودکار امضا کنید. شما می‌توانید به صورت دیجیتال آن را امضا کنید. برای استفاده از این ویژگی معمولا ابتدا باید امضای الکترونیکی ایجاد کنید. از آنجا که نوشتن با استفاده از ماوس یا انگشت ممکن است برای بعضی افراد سخت باشد، می‌توانید از بعضی برنامه‌های رایانه‌ای برای این‌کار استفاده کنید. طرز استفاده از این ابزارها به این‌گونه است که ابتدا روی کاغذ و با استفاده از خودکار معمولی امضای خود را حک می‌کنید، سپس با اسکن آن کاغذ، برنامه می‌تواند امضای شما را به صورت الکترونیکی در‌آورد. وقتی این‌کار را انجام دادید، می‌توانید از امضای خود بارها استفاده کنید، بدون اینکه نیار به ایجاد امضای جدید باشد. بعضی نرم‌افزارهایی که دارای قابلیت امضای الکترونیکی هستند، عبارتند از Adobe Reader، Adobe Acrobat و Hightail.

برنامه‌های اسکن
اپلیکیشن‌های اسکن معمولا روی تلفن همراه نصب می‌شوند و دوربین گوشی را به یک اسکنر تبدیل می‌کنند. بعضی از بهترین اپلیکیشن‌ها می‌توانند تشخیص دهند که آیا مطلب اسکن شده یک مدرک معمولی است یا یک مدرک کاری یا حتی عکس. همچنین این اپلیکیشن‌ها شامل ابزار کراپ (crop) نیز هستند و می‌توانند چندین صفحه را در صورت نیاز تحت یک فایل ذخیره کنند. همچنین در صورت تشخیص متن، به صورت اتوماتیک نسخه‌ اسکن‌شده را به گونه‌ای ذخیره می‌کنند که خواناتر باشد. یکی از محبوب‌ترین این برنامه‌ها Evernote Scannable است.

برنامه‌های مدیریت کارهای روزانه
با نوشتن فهرست کارهایتان روی کاغذ خداحافظی کنید. استفاده از برنامه‌های مدیریت کارهای روزانه بسیار آسان است، همچنین این برنامه‌ها دارای امکانات فراوانی هستند. در استفاده از کاغذ، مرتبا باید روی آیتم‌ها خط بزنید یا اینکه نمی‌توانید به‌راحتی اولویت کارهایتان را تغییر دهید و همین‌طور قطعا نمی‌توانید کاری را به کسی محول کنید و بدانید که چه کسی وظیفه‌اش را کامل کرده است. اما با استفاده از اپ‌های مربوط به این‌کار می‌توانید همه‌ این‌کارها را انجام دهید.
فهرست‌ها‌ی کاری که شما به صورت دیجیتال تنظیم می‌کنید، در بین تمامی وسایل الکترونیکی شما یکسان‌سازی می‌شود، یعنی می‌توانید با وسایل مختلف به فهرست‌ها دسترسی داشته باشید. همچنین می‌توانید آن‌ها را با برخی افراد دیگر به اشتراک بگذارید. وقتی از یک اپ مدیریت روی گوشی خود استفاده کنید، برنامه می‌تواند در زمان مشخص یا در مکان مدنظر، کاری که باید انجام دهید را به شما یاد‌آوری کند. برای مثال می‌توانید بنویسید: به من یادآوری کن که وقتی به خانه می‌رسم، گوشت را از فریز بردارم.بعضی از بهترین اپ‌ها در این زمینه Google Keep ,Todoist و Wunderlist هستند.

خدمات تحویل مدارک
بیشتر مردم برای ردوبدل کردن مدارک دیجیتال، آن‌ها را پیوست ایمیل می‌کنند، اما گاهی شخصی از شما می‌خواهد که مدرکی را فکس کنید، در این صورت چه‌کار باید انجام دهید؟ خوشبختانه سرویس‌های آنلاین فکس می‌توانند در این مواقع به کمک شما بیایند. از جمله‌ این سرویس‌ها می‌توان به MyFax اشاره کرد که گزینه‌ خوبی برای استفاده است.
آخرین توصیه به شما برای ورود به دنیای دیجیتال این است که به جای نگاه به گذشته، به آینده نگاه کنید و از همین امروز شروع کنید. لازم نیست با تلاش برای دیجیتال کردن مدارک گذشته، وقت خود را هدر دهید. به جای آن، اپ‌هایی که به شما این فرصت را می‌دهند که استفاده از کاغذ را کنار بگذارید را نصب کنید و از هم‌اکنون خود را برای استفاده از آن‌ها آماده کنید.